Déposer une demande de crédits RS&DE (recherche scientifique et développement expérimental) peut s’avérer complexe, mais le succès est tout à fait atteignable avec la bonne approche. Comprendre les critères d’admissibilité, maintenir une documentation rigoureuse et démontrer l’avancement technologique sont les clés pour maximiser vos crédits d’impôt en R-D.
Cette liste de vérification détaille cinq étapes essentielles que toute organisation devrait suivre pour assurer le succès de ses demandes RS&DE.
Étape 1 : Évaluation de l’admissibilité
Avant d’investir du temps dans la documentation et le dépôt, vérifiez que vos activités de R-D sont réellement admissibles aux crédits d’impôt RS&DE.
Qu’est-ce qui est admissible au programme RS&DE?
Les activités admissibles doivent impliquer de la recherche scientifique menant à un avancement technologique par le biais d’une investigation systématique. Cela inclut :
Activités admissibles :
- Développement de nouveaux algorithmes ou architectures logicielles
- Création de matériaux ou procédés de fabrication innovants
- Résolution d’incertitudes technologiques par l’expérimentation
- Travaux d’ingénierie qui font progresser les connaissances techniques
- Développement expérimental de nouveaux produits ou procédés
Activités non admissibles :
- Tests de routine et contrôle de qualité
- Études de marché et promotion des ventes
- Modifications de style et design esthétique
- Collecte de données à des fins non liées à la recherche
- Maintenance logicielle de routine
Questions clés à se poser
Pour chaque projet, demandez-vous :
- Y avait-il une incertitude technologique qui ne pouvait pas être résolue par les pratiques courantes?
- Avez-vous suivi une approche systématique d’investigation?
- Le travail a-t-il abouti à un avancement technologique?
- L’avancement est-il applicable au-delà de votre projet spécifique?
Étape 2 : Pratiques de documentation
Une documentation solide est la pierre angulaire d’une demande RS&DE réussie. L’ARC exige des preuves qui démontrent la nature et l’étendue de vos activités de R-D.
Quoi documenter
Dossiers de projet :
- Objectifs et hypothèses de projet
- Plans expérimentaux et protocoles de test
- Résultats des expériences (réussites ET échecs)
- Itérations et modifications effectuées
- Conclusions et leçons tirées
Dossiers du personnel :
- Qui a travaillé sur chaque projet
- Leurs qualifications et rôles
- Le temps consacré aux activités admissibles
- La nature de leurs contributions
Dossiers financiers :
- Salaires et traitements du personnel de R-D
- Matériaux consommés en R-D
- Coûts des sous-traitants et entrepreneurs
- Frais généraux et dépenses d’équipement
Meilleures pratiques de documentation
- Documenter en temps réel : Créez les dossiers au fur et à mesure de l’avancement des travaux, pas rétroactivement
- Tout dater : Maintenez des dossiers datés qui établissent les chronologies
- Consigner les échecs : Les expériences ratées sont souvent plus précieuses que les succès pour démontrer l’incertitude technologique
- Être précis : Les descriptions vagues ne supportent pas les demandes
- Conserver les preuves : Gardez les cahiers de laboratoire, les commits de code, les documents de conception et les notes de réunion
Étape 3 : Identification des dépenses
L’identification et le suivi précis des dépenses liées au programme RS&DE sont essentiels pour maximiser votre demande tout en maintenant la conformité.
Dépenses admissibles
Coûts de personnel :
- Salaires et traitements des employés directement engagés dans des activités RS&DE
- Avantages sociaux et cotisations de l’employeur
- Primes attribuables au travail de R-D
Matériaux :
- Matières premières consommées ou transformées pendant la R-D
- Matériaux de prototypage
- Fournitures de test
Sous-traitants :
- Paiements aux entrepreneurs sans lien de dépendance pour des travaux RS&DE
- Consultants techniques
- Services d’essais
Équipement :
- Location d’équipement à des fins de R-D
- Amortissement de l’équipement de R-D (dans certains cas)
Méthodes de répartition
Lorsque des employés ou des ressources sont partagés entre la R-D et d’autres activités :
- Maintenez des relevés de temps détaillés
- Utilisez des méthodologies de répartition cohérentes
- Documentez la base de vos allocations
- Soyez prêt à défendre votre approche
Étape 4 : Récits techniques
Des récits techniques clairs et bien rédigés sont essentiels pour expliquer votre travail de R-D aux examinateurs de l’ARC, qui ne sont pas nécessairement des experts dans votre domaine.
Composantes d’un récit solide
Objectifs du projet : Décrivez clairement ce que vous tentiez d’accomplir et pourquoi les solutions existantes étaient inadéquates.
Incertitudes technologiques : Décrivez les défis techniques précis qui ne pouvaient pas être résolus par l’ingénierie standard ou les connaissances disponibles.
Méthodologie : Expliquez votre approche systématique d’investigation, incluant :
- Les hypothèses testées
- Les expériences menées
- Les variables contrôlées
- Les méthodes d’analyse utilisées
Avancements technologiques : Documentez les nouvelles connaissances ou capacités qui ont résulté de vos travaux, même si le projet n’a pas été couronné de succès.
Conseils de rédaction
- Utilisez un langage clair et non promotionnel
- Concentrez-vous sur le contenu technique, pas sur les avantages commerciaux
- Expliquez les acronymes et termes techniques
- Reliez les activités aux incertitudes spécifiques
- Décrivez la nature itérative de vos travaux
Étape 5 : Dépôt dans les délais
Les demandes RS&DE doivent être déposées dans des délais précis pour être admissibles aux crédits d’impôt.
Échéances de dépôt
Les demandes doivent être soumises dans les 18 mois suivant la fin de votre exercice fiscal. Ce délai est strict : les demandes en retard ne sont pas acceptées.
Exigences de dépôt
Formulaire T661 : Le formulaire principal de demande RS&DE exige :
- Les descriptions de projet
- Le détail des dépenses
- Les calculs justificatifs
- La certification par une personne autorisée
Validation financière : Assurez-vous que les montants de votre demande concordent avec :
- Les registres de paie
- Les comptes fournisseurs
- Les écritures au grand livre
- Les déclarations fiscales
Soutien professionnel
Envisagez de faire appel à des spécialistes RS&DE qui peuvent :
- Évaluer l’admissibilité de vos projets
- Optimiser les montants réclamés
- Préparer les récits techniques
- Gérer les demandes d’information de l’ARC
Les honoraires professionnels se situent généralement entre 10 et 20 % de la valeur de la demande sur une base contingente, ce qui signifie que vous ne payez que si votre demande est acceptée.
Conclusion
Des demandes RS&DE réussies exigent une attention aux détails en matière d’admissibilité, de documentation, de dépenses, de rédaction technique et de dépôt. En suivant cette liste de vérification, vous pouvez maximiser vos crédits d’impôt en R-D tout en minimisant le risque de vérification.
N’oubliez pas : l’effort que vous investissez dans de bonnes pratiques RS&DE rapporte des dividendes non seulement en crédits d’impôt, mais aussi en meilleure gestion de projets, en rétention des connaissances et en prise de décisions stratégiques pour votre organisation de R-D.
Besoin d’aide avec vos demandes RS&DE? Contactez nos experts en crédits d’impôt R-D pour discuter de la façon dont nous pouvons vous accompagner dans votre prochain dépôt.