Point clé
Un assistant branché sur vos documents de projet répond en quelques secondes aux questions des chargés de projet, cite la section du devis, la RFI ou le document à soumettre, et respecte les accès de chaque projet.
Un surintendant appelle du chantier. Le sous-traitant en quincaillerie de portes veut remplacer un ferme-porte parce que le modèle spécifié a un délai de livraison de 10 semaines. Est-ce permis? L’architecte a-t-il déjà réglé la question dans une demande d’information (RFI)? Un document à soumettre (submittal) a-t-il fixé le produit?
La réponse existe. Elle se trouve quelque part dans la section 08 71 00, ou dans la RFI 112, ou dans la réponse à un document soumis il y a quatre mois, ou dans un fil de courriels qui n’est jamais entré dans le système de gestion de projet. La trouver prend une heure au chargé de projet, peut-être deux. Puis la question suivante arrive.
Pourquoi l’information de projet est-elle si difficile à trouver?
Un projet commercial de taille moyenne produit des milliers de documents. Les devis techniques à eux seuls peuvent dépasser mille pages, réparties sur des dizaines de sections. Ajoutez les dessins, les RFI, les documents à soumettre, les ordres de changement, les procès-verbaux de réunion et les rapports journaliers, et le volume grossit chaque semaine que dure le chantier.
Des plateformes comme Procore et Autodesk Construction Cloud gardent ces documents en ordre. Elles sont bonnes pour stocker, acheminer et suivre les statuts. Leur recherche, elle, repose surtout sur les mots-clés, et les mots-clés lâchent vite en construction. Le devis dit « ferme-porte ». La RFI dit « ferme-porte en applique ». Le courriel du sous-traitant dit « le LCN ». Une recherche sur l’un ne trouvera pas les autres de façon fiable.
Il y a aussi le problème des réponses éparpillées dans plusieurs documents. Une question de substitution peut exiger la section du devis, les procédures de substitution de la division 01, une RFI connexe et le document à soumettre approuvé. Aucun document ne contient la réponse à lui seul. C’est au chargé de projet de la reconstituer.
Les chargés de projet d’expérience gardent une bonne partie de tout ça en tête. Ça fonctionne jusqu’à ce qu’ils changent de projet, partent en vacances ou quittent l’entreprise. Le savoir part alors avec eux.
Que fait l’assistant?
L’assistant qu’on bâtit se connecte à vos documents de projet et répond aux questions en langage courant, avec un renvoi à la source exacte.
Des questions en langage courant, des réponses sourcées
Un chargé de projet tape : « Est-ce que le sous-traitant en quincaillerie peut remplacer le ferme-porte sur les portes du deuxième étage? » L’assistant va chercher la section pertinente du devis, les exigences de substitution de la division 01, toutes les RFI qui mentionnent les ferme-portes ou ces numéros de portes, et les documents à soumettre liés. Il répond avec ce que disent les documents et rattache chaque affirmation à sa source : section et paragraphe du devis, numéro de RFI, numéro et révision du document à soumettre.
Si les documents ne répondent pas à la question, l’assistant le dit. Il ne comble pas les trous avec une supposition plausible. Pour un chargé de projet, « Je n’ai pas trouvé ça, voici ce qui s’en approche le plus » vaut bien mieux qu’une mauvaise réponse donnée avec assurance.
Une recherche qui comprend le vocabulaire de la construction
L’assistant cherche par le sens, pas seulement par les mots exacts. Une question sur les « cadres de portes coupe-feu » trouve le contenu sur les « cadres en acier creux homologués ». Une question sur un numéro de local trouve les dessins, les entrées du tableau des finis et les RFI qui y font référence. Il comprend la structure d’un devis : il sait que la partie 2 d’une section porte sur les produits et la partie 3 sur l’exécution.
Branché sur votre système de gestion de projet
L’assistant tire les RFI, les documents à soumettre et leur statut directement de votre plateforme de gestion de projet. Les réponses reflètent donc l’état actuel du chantier. Si une RFI est encore ouverte, la réponse le précise. Si un document à soumettre a été révisé et soumis de nouveau, l’assistant cite la dernière version approuvée et mentionne que des versions antérieures existent.
Une recherche dans vos projets passés
Le même assistant peut fouiller vos projets terminés. Un chargé de projet qui démarre un nouvel hôpital peut demander comment une exigence de prévention des infections a été traitée sur le dernier, ou quelles RFI sont revenues souvent sur des bâtiments semblables. Les leçons apprises ne dorment plus seulement dans les cartables de fin de projet.
Où les gens gardent-ils le contrôle?
L’assistant répond aux questions. Il ne prend pas de décisions. Approuver une substitution, répondre à une RFI ou accepter un document à soumettre reste le travail de vos chargés de projet et de l’équipe de conception, selon votre processus habituel.
Les accès suivent vos permissions de projet. Le coordonnateur d’un sous-traitant qui n’a accès qu’à sa propre portée ne voit que ces documents. L’information confidentielle du donneur d’ouvrage, les prix et les notes internes restent réservés aux personnes autorisées. On intègre cette couche de permissions dans l’assistant lui-même : personne n’obtient une réponse tirée d’un document qu’il ne peut pas ouvrir.
Que faut-il pour bien bâtir un tel assistant?
Une démo de questions-réponses sur des documents, c’est facile. Vous téléversez dix PDF dans un robot conversationnel et vous posez vos questions. Un outil sur lequel vos chargés de projet comptent en plein chantier, c’est un tout autre projet.
La qualité des documents. Les devis arrivent en PDF propres, en pages numérisées ou en fichiers Word exportés à la mise en page brisée. Les dessins portent l’information dans les cartouches, les tableaux et les annotations, pas dans des paragraphes. Le pipeline d’ingestion doit gérer tout ça et savoir à quelle révision correspond chaque document.
Le contrôle des révisions. Les documents de construction changent sans arrêt. Les addenda, les bulletins, les instructions supplémentaires de l’architecte (ASI) et les ordres de changement remplacent le contenu antérieur. L’assistant doit savoir ce qui est en vigueur et dire clairement quand il cite de l’information remplacée.
Des sources qui tiennent la route. Un chargé de projet doit pouvoir vérifier une réponse en quelques secondes. Chaque affirmation renvoie à un endroit précis dans un document précis. Si la source n’appuie pas la réponse, on ne peut pas se fier à l’outil.
Les permissions. Reproduire les règles d’accès de votre plateforme de gestion de projet, par projet et par utilisateur, est l’une des parties les plus difficiles du projet. C’est aussi ce qui permet de déployer l’outil en toute sécurité dans toute l’entreprise.
La fraîcheur des données. De nouvelles RFI et de nouveaux documents à soumettre arrivent chaque jour. L’assistant se synchronise avec vos systèmes selon un horaire établi pour travailler avec les documents d’aujourd’hui, pas ceux du mois dernier.
De quoi avons-nous besoin de votre part?
- Un accès à votre stockage de documents et à votre plateforme de gestion de projet.
- Quelques projets en cours ou récemment terminés pour commencer.
- Un ou deux chargés de projet pour tester l’assistant avec de vraies questions et signaler ses lacunes.
Vous n’avez pas à réorganiser vos documents d’abord. Composer avec le désordre fait partie du projet.
Comment se déroule le projet?
Vous décrivez le problème dans vos mots. On travaille avec vous pour en tirer une spécification et une portée claires, y compris les systèmes à brancher et les projets par lesquels commencer.
Vous obtenez un prix fixe lié à ce qui est livré, convenu avant le début du développement. Vous ne payez pas à l’heure.
Des agents IA font le développement, supervisés par des ingénieurs seniors responsables de l’architecture, des intégrations et de la revue de chaque ligne de code. Vous obtenez un assistant de qualité production, déployé et branché sur vos systèmes, prêt à être utilisé par vos chargés de projet sur des chantiers réels. La livraison prend de quelques jours à quelques semaines, pas des mois.
Questions fréquentes
Est-ce que ça fonctionne avec Procore ou Autodesk Construction Cloud?
Oui. On se connecte aux plateformes que vous utilisez déjà par leurs API, ainsi qu'aux lecteurs partagés ou au stockage où se trouvent vos fichiers de projet.
Qu'arrive-t-il si l'assistant donne une mauvaise réponse?
Chaque réponse cite ses sources, donc un chargé de projet peut la vérifier avant d'agir. Quand les documents ne répondent pas clairement à une question, l'assistant le dit au lieu de deviner. Les utilisateurs peuvent signaler une mauvaise réponse, et on se sert de ces signalements pour améliorer la recherche.
Est-ce que les sous-traitants ou le donneur d'ouvrage peuvent l'utiliser?
Oui, avec un accès limité aux documents qu'ils ont le droit de consulter. La plupart des entreprises commencent avec leurs chargés de projet et leurs surintendants à l'interne, puis ouvrent l'accès une fois les permissions testées.
Est-ce que nos données de projet servent à entraîner des modèles d'IA?
Non. Vos documents restent dans un environnement que vous contrôlez et ne servent pas à entraîner des modèles de tiers.
